Politique de confidentialité de visa

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

(Données personnelles & documents officiels – RGPD)

Version : 01/2026 (à mettre à jour en cas d'évolution) — Dernière mise à jour : 03/01/2026

La présente Politique de confidentialité décrit comment OOMRABOOKING collecte, utilise, conserve et protège vos données personnelles lorsque vous utilisez nos sites, formulaires et services (notamment l'assistance/intermédiation pour la constitution et le dépôt de demandes de visa), ainsi que vos droits.

1) IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le responsable de traitement est :

OOMRABOOKING (SARL)
32-34 Avenue Pierre Semard, 94200 Ivry-sur-Seine, France
SIREN : 790 357 875 — SIRET : 790 357 875 00034
Email de contact (service client / données personnelles) : contact@oomrabooking.com

Immatriculation Atout France : IM075130054
Garantie financière : APST
Assurance Responsabilité Civile Professionnelle : Contrat n° HA RCP0233123

2) À QUI S'ADRESSE CETTE POLITIQUE

Cette politique s'applique :

• aux utilisateurs de nos sites et formulaires (visiteurs, prospects, clients) ;
• aux clients nous mandatant pour réaliser des démarches de visa ;
• le cas échéant, aux personnes dont les données nous sont transmises par un client (ex. dossier famille), sous la responsabilité de ce client.

3) DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la finalité du traitement (principe de minimisation).

3.1 Données que vous fournissez directement
Selon votre situation, cela peut inclure :

• Identité : civilité, nom, prénom(s), date et lieu de naissance, nationalité, sexe (si demandé), photo d'identité.
• Coordonnées : email, téléphone, adresse postale, pays de résidence.
• Documents officiels : copie/scan du passeport (numéro, dates de délivrance/expiration), et autres pièces justificatives demandées par les autorités (ex. réservation, hébergement, justificatifs de solvabilité, attestation, etc.).
• Informations de voyage : dates, itinéraire, hébergement, contacts sur place, etc.
• Informations administratives liées au visa : réponses aux questions des formulaires officiels (ex. antécédents de refus/expulsion, etc. si demandés par les autorités).
• Échanges : messages envoyés au support, pièces jointes, historique de communication.

3.2 Données collectées automatiquement lors de la navigation (le cas échéant)

• Données techniques : adresse IP, journaux (logs), identifiants de session, informations navigateur/appareil.
• Cookies et autres traceurs : voir l'article 11.

3.3 Données de paiement
Les paiements sont traités par un prestataire de paiement.
Nous ne conservons pas l'intégralité de vos données de carte bancaire. Nous pouvons conserver des informations liées à la transaction (montant, date, référence, statut) pour la comptabilité et la gestion des litiges.

4) FINALITÉS DU TRAITEMENT (POURQUOI NOUS UTILISONS VOS DONNÉES)

Nous utilisons vos données personnelles pour :

A. Fourniture du service demandé (intermédiation visa)

• Création et gestion de votre dossier.
• Vérifications administratives de cohérence (ex. champs manquants, format, lisibilité).
• Saisie et transmission de la demande auprès des plateformes officielles/autorités compétentes.
• Suivi de traitement (statuts disponibles) et communication du résultat.
• Assistance client (questions, corrections, accompagnement).

B. Gestion commerciale et administrative

• Facturation, comptabilité, suivi des paiements.
• Gestion des réclamations, contentieux, preuves, et obligations légales.

C. Sécurité et prévention de la fraude

• Sécurisation des accès et des échanges, prévention des usages abusifs, traçabilité des opérations.

D. Communication et prospection (si applicable)

• Envoi d'informations liées à votre dossier (emails transactionnels).
• Envoi d'offres/actualités (uniquement si autorisé par la loi ou avec votre consentement lorsque requis).

Vous pouvez vous opposer à tout moment à la prospection.

5) BASES LÉGALES (SUR QUOI SE FONDE LE TRAITEMENT)

Selon les traitements, nous nous fondons sur :

• l'exécution d'un contrat / mesures précontractuelles (traiter votre demande, gérer votre dossier) ;
• le respect d'obligations légales (comptabilité, obligations fiscales, gestion des litiges) ;
• notre intérêt légitime (sécurité, prévention de la fraude, amélioration du service, défense en justice) ;
• votre consentement, lorsque requis (ex. certains cookies, certaines communications commerciales, certains cas de données particulières).

6) CARACTÈRE OBLIGATOIRE DES DONNÉES

Certaines données et pièces sont indispensables pour :

• constituer le dossier ;
• déposer la demande ;
• permettre son traitement par les autorités.

Si vous refusez de fournir ces informations/documents, nous pourrons être dans l'impossibilité d'exécuter le service et/ou la demande pourra être refusée ou non déposée.

7) DESTINATAIRES DES DONNÉES (QUI PEUT Y AVOIR ACCÈS)

7.1 En interne
Seules les personnes habilitées (service visa/administratif/support/comptabilité) ont accès à vos données, dans la limite de leurs besoins.

7.2 Sous-traitants et prestataires
Nous pouvons partager des données strictement nécessaires avec des prestataires agissant pour notre compte (hébergement, maintenance, outils email/support, prestataire de paiement, etc.).
Ces prestataires sont tenus à des obligations de confidentialité et de sécurité.

7.3 Autorités et plateformes officielles / partenaires liés au visa
Dans le cadre de votre demande de visa, vos données et documents peuvent être transmis aux :

• plateformes officielles de demande de visa,
• autorités compétentes (notamment saoudiennes),
• partenaires requis par la procédure (ex. assurance obligatoire liée au visa si applicable).

Nous pouvons également être amenés à transmettre des données si la loi l'exige (réquisition, obligation légale, etc.).

8) TRANSFERTS HORS UNION EUROPÉENNE

Dans le cadre du traitement d'une demande de visa, vos données peuvent être transférées hors de l'Union Européenne (notamment vers l'Arabie saoudite), car cela est nécessaire à l'instruction de votre dossier par les plateformes/autorités concernées.

Lorsque de tels transferts sont nécessaires, ils sont effectués uniquement dans la mesure requise pour :

• exécuter le service que vous demandez,
• déposer et faire traiter votre demande,
• et/ou répondre à des exigences officielles.

Important : les règles de protection des données peuvent être différentes selon le pays destinataire. En utilisant notre service et en nous mandatant pour déposer une demande de visa, vous reconnaissez que ces transferts peuvent être nécessaires.

9) DURÉES DE CONSERVATION

Nous conservons vos données uniquement pendant une durée proportionnée à la finalité (principe de limitation de conservation).

À titre indicatif (à ajuster selon votre organisation et vos obligations) :

• Dossier visa (données et pièces hors facturation) :
  Conservation en base active : pendant la durée du traitement + jusqu'à 12 mois après clôture du dossier.
  Archivage intermédiaire (preuve / litige) : jusqu'à 5 ans après clôture, puis suppression/anonymisation sauf obligation légale ou litige en cours.
• Données de facturation / comptabilité :
  Archivage : jusqu'à 10 ans (obligations comptables/fiscales).
• Prospects (sans commande) :
  Jusqu'à 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect, sauf opposition/effacement anticipé.
• Cookies / traceurs :
  Voir article 11 (durées variables selon le cookie et votre choix).

10) SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ (DOCUMENTS OFFICIELS)

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données, notamment les documents officiels (passeport, justificatifs), contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation :

• accès limité aux personnes habilitées (gestion des habilitations),
• sécurisation des comptes et des outils,
• traçabilité interne des opérations,
• stockage sécurisé et suppression lorsque les données ne sont plus nécessaires.

Important :

• Merci de ne transmettre que les documents strictement nécessaires à votre demande.
• N'envoyez pas de données sensibles inutiles (ex. informations médicales non demandées). Si des informations particulières sont nécessaires (ex. assurance/autorités), elles seront traitées uniquement pour cette finalité.

11) COOKIES ET AUTRES TRACEURS

11.1 Cookies nécessaires
Nous pouvons utiliser des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (connexion, sécurité, panier, etc.). Ils ne peuvent pas être désactivés via le bandeau lorsqu'ils sont indispensables.

11.2 Cookies non essentiels (mesure d'audience, personnalisation, publicité, etc.)
Si nous utilisons des cookies non essentiels, ils ne sont déposés qu'après recueil de votre choix via un bandeau/outil de gestion des cookies.
Vous pouvez accepter, refuser ou paramétrer vos choix. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via [lien "Gérer mes cookies" à ajouter sur votre site].

11.3 Paramétrage navigateur
Vous pouvez aussi gérer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Attention : le refus de certains cookies peut dégrader certaines fonctionnalités.

12) VOS DROITS

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez notamment des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir confirmation et copie de vos données.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression (sauf obligations légales, défense en justice, etc.).
• Droit à la limitation : limiter temporairement certains traitements.
• Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements (notamment prospection).
• Droit à la portabilité : recevoir certaines données dans un format structuré (lorsque applicable).
• Retrait du consentement : à tout moment pour les traitements fondés sur votre consentement (sans effet rétroactif).
• Droit de définir des directives post-mortem : vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (selon le droit français).

Pour exercer vos droits :
Email : contact@oomrabooking.com
Objet recommandé : « RGPD – Demande de droits »
Merci d'indiquer : nom, prénom, email utilisé, et de préciser votre demande. Pour des raisons de sécurité, une preuve d'identité pourra être demandée si nécessaire.

Réclamation :
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

13) ABSENCE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

Nous n'effectuons pas de prise de décision automatisée produisant des effets juridiques vous concernant (au sens de l'article 22 du RGPD), ni de profilage à cette fin, dans le cadre du service visa.

14) MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter des évolutions légales, techniques ou de service.
La version applicable est celle publiée en ligne à la date de consultation.

15) CONTACT

Pour toute question relative à la confidentialité et à la protection des données :
contact@oomrabooking.com